Die Stadt Minden in Nordrhein-Westfalen hat sich erfolgreich für die Einführung von VOIS|VERA entschieden. Mit rund 85.000 Einwohnerinnen und Einwohnern – davon rund 16,5 % mit ausländischer Staatsangehörigkeit – spielt insbesondere das Ausländerwesen eine zentrale Rolle innerhalb der Stadtverwaltung. Unter der Leitung von Daniel Schollmeyer wurde die Einführung unserer Lösung VOIS|VERA nicht nur zügig umgesetzt, sondern auch nachhaltig in die bestehende Verwaltungsstruktur integriert.
Die Stadt Minden war bereits Kunde und nutzte das Vorgängerprodukt VISITVIS zur Bearbeitung ausländerrechtlicher Vorgänge. Mit der angekündigten Abkündigung dieser Plattform stand ein notwendiger Technologiewechsel an. Durch die positiven Erfahrungen mit der VOIS-Plattform sowie unserer bereits bestehenden Zusammenarbeit fiel die Entscheidung schnell: VOIS|VERA sollte als neues Fachverfahren eingeführt werden – mit dem Ziel, langfristig eine zukunftssichere und effiziente Lösung für das Ausländerwesen zu etablieren.
Die Einführung von VOIS|VERA wurde innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten realisiert. Eine der größten Herausforderungen im Projekt stellte die Altdatenmigration dar. Hier galt es, sämtliche Daten aus VISITVIS verlustfrei und vollständig in das neue System zu übertragen. Dank enger Abstimmung zwischen der Stadt Minden, der OWL-IT und unserem Support-Team konnte auch diese Hürde erfolgreich gemeistert werden.
Auch die Vordruckverwaltung sowie die spezifische Anpassung an kommunale Anforderungen wurden im Verlauf des Projekts optimiert. Die Stadt Minden nutzte VOIS|VERA dabei erstmals als im kommunalen Rechenzentrum gehostete Lösung – ein Modell, das zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Ein besonders geschätztes Feature von VOIS|VERA ist die Teilerfassung.
Vorher war es nicht möglich, unvollständige Vorgänge zu speichern. Jetzt können wir sie einfach zwischenspeichern und später vervollständigen – das spart enorm viel Zeit und Nerven.
Ebenfalls sehr positiv hervorzuheben ist die verbesserte Prozessübersicht. Die Software bietet den Mitarbeitenden eine klare Struktur und Übersichtlichkeit der Arbeitsabläufe, was das tägliche Arbeiten deutlich erleichtert. Die Kollegen finden die Arbeitsschritte jetzt deutlich verständlicher und können sich schneller in den Prozessen zurechtfinden.
Wie bei jeder neuen Softwarelösung gab es auch in Minden Optimierungspotenziale:
Zu Beginn stellte für viele Mitarbeitende die Umstellung des „Look and Feels“ eine große Umgewöhnung dar. Viele sind die alte Benutzeroberfläche gewohnt, und der Wechsel zu einem neuen System erfordert immer eine gewisse Eingewöhnungszeit. Weitere Herausforderungen traten bei den Druckereinstellungen auf, die anfangs nicht optimal funktionierten. Auch die praktische Umsetzung der Arbeitsabläufe musste teils angepasst werden. Auf der internen Agenda für die Weiterentwicklung stehen derzeit die Bonitätsprüfung und die Integration der elektronischen Aktenführung.
Für die Zukunft sieht Daniel Schollmeyer großes Potenzial in der weiteren Integration von Schnittstellen, um eine noch datenbruchfreie Arbeitsweise zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang plant die Stadt Minden, auch VOIS|ADVIS und VOIS|MESO einzuführen, um die Effizienz weiter zu steigern und alle Verwaltungsprozesse nahtlos miteinander zu verknüpfen.
Aus Sicht der Stadt Minden war die Einführung von VOIS|VERA ein voller Erfolg – nicht zuletzt durch die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden. Daniel Schollmeyer betont:
Die Kolleginnen und Kollegen frühzeitig mitzunehmen ist entscheidend. Ihre Rückmeldungen und Erfahrungen tragen wesentlich zum Erfolg bei.
Die Stadt Minden ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie sich kommunale Verwaltungsprozesse mit VOIS|VERA effizient und benutzerfreundlich modernisieren lassen. Wir freuen uns, die Stadt auch weiterhin auf ihrem Weg zur digitalen Verwaltung begleiten zu dürfen.
Software-Partner
Mitglied des Databund e.V.
